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Agile Transformation

Die Frage, wie Organisationen erfolgreich an eine sich rasant verändernde Umwelt anpassen können, gehört zu den Dauerbrennern agiler Organisationsentwicklung. Unserer Erfahrung nach ist eine solche „Fitness“ in den letzten Jahren sogar noch wichtiger geworden. Was müssen Unternehmen tun, um mit den Anforderungen der vielzitierten VUKA-Welt Schritt zu halten? Wie stellen sie sich auf neue Bedürfnisse und Interessen von KundInnen, aber auch von MitarbeiterInnen ein? Und welche Praktiken helfen ihnen, um sich nicht nur anzupassen, sondern selbst kreativ zu gestalten?
Das sind einige der zentralen Fragen, die jede agile Transformation beantworten muss. Mit dem LOOP-Veränderungsansatz unterstützen wir sie dabei, das in agiler Weise zu tun.

Im Wechselspiel von Beratung. Training und Coaching fokussieren wir auf greifbare  Veränderungen. Wir wollen gewissermaßen  Verbesserungen am laufenden Band liefern — sei es durch flexiblere Rahmenbedingungen für selbstorganisierte Teams, durch besser auf die Kundenbedürfnisse ausgerichtete Produkte, durch effizientere Services oder durch neue Formen der Zusammenarbeit.

Es liegt in der Natur der Sache, dass die Entwicklungung eines agilen Organisationsdesigns in agiler Weise passieren muss. Das heißt freilich nicht, dass wir dabei planlos vorgehen. Nachdem wir wissen, dass wir in turbulenten Zeiten wir diesen sozusagen auf Sicht fahren müssen, wird dieser Plan iterativ, d.h. in Etappen erstellt und Schritt für Schritt verfeinert. Die ersten Etappen sind einigermaßen überschaubar (siehe die entsprechende Übersicht weiter unten), alles weitere ergibt sich dann in hohem Maße aus den jeweils erzielten Zwischenergebnissen.
Die Veränderungs-Architektur gewährleistet, dass wir dabei nicht den Überblick verlieren — und uns, ganz pragmatisch, auch längerfristig die für einen erfolgreichen Transformationsprozess notwendigen Zeitfenster und Verfügbarkeiten reservieren.

  • Kick-off mit Transformations-Sponsor und Transformations Agents: In diesem ca. 3 stündigen Workshop klären die externen BeraterInnen gemeinsam mit dem Transformations-Sponsor, gegebenenfalls gleich mit allen Transformations-Agents alle wesentlichen Eckpfeiler der geplanten Veränderung. Am Ende des Workshops sind, soweit absehbar, alle wichtigen Entscheidungen für eine erfolgreiche Transformation getroffen: Was genau soll verbessert werden? Warum genau ist das wichtig? Wer genau ist davon betroffen und wer soll aktiv beteiligt werden? Wie genau wollen wir vorgehen? Alle Antworten werden explizit festgehalten und der Zusammenarbeit als eine Art „living document“ zugrunde gelegt, das wir in agilem Sinne regelmäßig prüfen und gegebenenfalls anpassen.
  • Kick-off Transformations-Team (TT): In diesem halbtägigen Kick-off finden sich all jene zusammen, die gemeinsam mit der externen Beratung für die Gesamtsteuerung des Transformationsprozesses verantwortlich sind. Dafür hat es sich besonders bewährt, wenn dieses Team möglichst „bunt“, also fach- wie hierarchieübergreifend besetzt wird und idealerweise auch den Sponsor umfasst. Um die Arbeit dieser Gruppe im Unternehmen transparent zu halten, empfehlen wir den Einsatz von visuellem Veränderungsmanagement wie es sich bereits in vielen Projekten bewährt hat.
  • Kick-off Agile Transformation mit allen MitarbeiterInnen. ggf auch Gästen aus anderen Organisationsbereichen: Bei diesem 4-6 stündigen Kick-off haben wir gute Erfahrung mit einem „all-in“-Ansatz gemacht: Das bedeutet, dass wir nach einer gemeinsamen Retrospektive der aktuellen Arbeitssituation („Was lauft gut? Worauf können wir bauen?" sowie "Womit haben wir immer wieder Probleme? Wo sehen wir den größten Verbesserungsbedarf?“) die für die Transformation relevantesten Themen bearbeiten und uns dabei bewusst an eine große Gruppe von Betroffenen wenden. Der Fokus dieses Kick-offs liegt dabei auf einer guten Mischung von agilem Wissen, Erleben und Erkennen. Inhaltlich stehen die Themen Transparenz, Visualisierung, Limitierung und Priorisierung fix auf der Agenda, weitere Aspekte ergeben sich aus den davor stattfindenden Kick-offs.
  • Review des Workshops mit Sponsor und Transformations-Team: Gerade beim Einsatz großer Gruppen sind wir immer wieder beeindruckt, was dort innerhalb von wenigen Stunden alles spür- und sichtbar wird. Deswegen halten wir eine differenzierte Reflexion der dabei gesammelten Eindrücke für eine wertvolle Ressource, um gute Entscheidungen für das weitere Vorgehen zu treffen. Für besondere Spannung ist gesorgt, da neben der unternehmerischen Innensicht auch der Blick der externen BeraterInnen einfließt.

Das weitere Vorgehen hängt in hohem Maße von den im Review getroffenen Weichenstellung ab. In unseren bisherigen Transformations-Projekten haben sich u.a. folgende Maßnahmen bewährt:

  • Training „Agiles Projektmanagement (APM)“ — 2 tägiges Training mit der Zielgruppe: ProjektleiterInnen und Teams, eventuell nach agilen Rollen spezifiziert. Agenda: Definition Agilität, Lean, Selbstorganisation // Überblick zu den populärsten agilen Methoden: Scrum, Kanban, Design Thinking, Lean Startup // Unternehmerischer Nutzen von APM & Was habe ich eigentlich davon? // Ein Experiment // Wert von Prototypen und kurzen Feedbackschleifen // Wichtigkeit des regelmäßigen Lieferns & Lernens // Übung zum Agile Flow Management // Transfer: Wie passt das zu unserem bisherigen Vorgehen?
  • Training „Visuelles Prozessmanagement mit Flight Levels“ — 1-tägiges Training mit der Zielgruppe: Alle MitarbeiterInnen und Führungskräfte, insbesondere jene, die mit team- bzw. projektübergreifender Koordination beschäftigt sind (siehe Flight Levels Einführung). Agenda: Einführung: Was sind Flight Levels? Wozu sind die gut? Und wie können wir damit unternehmerisch abheben? // Ausgangssituation klären: Stärken, auf die wir bauen können und Problembereiche, in denen wir uns verbessern wollen // Kernpraktiken der Business Agility - 1. Teil: Visualisierung // Beispiele aus verschiedenen Unternehmen // Ein Experiment - und seine Folgen für unser Business // Kernpraktiken der Business Agility - 2. & 3. Teil: Fokussierung & Feedback // Den Kreis schließen: Wie uns die Flight Levels in unserer aktuellen Situation helfen könnten.
  • Training „Agile Leadership“ — Zielgruppe: GeschäftsführerInnen, Bereichs- und ProjektleiterInnen, ScrumMaster und Product Owner (gegebenenfalls in eigenen Gruppen). Agenda: Persönliches Check-in & Vernetzung // Definition Agile Leadership // Führung, Management und Selbstorganisation // Jahrmarkt der guten Praktiken // Was agile Führung mit Fußball zu tun hat // Fallbeispiele aus der Praxis // Fallbeispiele der TeilnehmerInnen („Fallwerkstatt“) // Anwendung ausgewählter Praktiken // Transfer: Meine wichtigsten Take-aways // Persönliches Feedback (siehe auch den LOOP-Lerngang zum Thema)
  • Coaching: Gezielte Unterstützung für Teams und einzelne Rollenträger wie ScrumMaster, Product Owner oder Projektleiter - siehe auch unser Angebot Agile Coaching)
  • Organisationsentwicklung und Change Management: Die bisherigen Ausführungen legen nahe, dass der agile Veränderungsprozess besonderer Pflege bedarf. Deswegen gibt es regelmäßige Meetings, die sich vor allem auf drei Dinge konzentrieren: 1.) das laufende Monitoring (etwa über ein eigenes Change Board), 2.) die kritisch-wertschätzenden Reflexion und Verbesserung des Veränderungsprozesses („inspect & adapt“) sowie 3.) die aktive Steuerung der einzelnen Maßnahmen (was weiter?/anders?/stoppen?/neu in Angriff nehmen?). Diese Meetings finden vornehmlich mit dem Transformations-Sponsor (TS) und/oder dem Transformations-Team (TT) sowie der externen Begleitung statt. Um der Gefahr vorzubeugen, dabei zu sehr im eigenen Saft zu schmoren, empfehlen wir den Einsatz sogenannter Resonanzgruppen, bei denen eine ausgewählte Gruppe von VertreterInnen aus verschiedenen Organisationsbereichen zusammenkommt, um Feedback auf die erzielten Zwischenergebnisse zu liefern. Je nach Bedarf und Absprache mit dem Sponsor kann selbstverständlich auch die Option der Großgruppe oder die Option gewählt werden, dass die Resonanzgruppe bewusst mit KundInnen und/oder Stakeholdern aus anderen Bereichen besetzt wird.
  • Change-Kommunikation: „Tue Gutes und rede darüber“, heißt es so schön. Deswegen empfehlen wir, im Zuge des Transformationsprozesses auch die Kommunikation nach außen nicht zu vernachlässigen. Interne Präsentationen, die Erstellung eines Agile Handbooks oder Schreib-, Vortrags- und Videoprojekte in eigener Sache erscheinen aus jetziger Sicht als aussichtsreiche Kandidaten.

Das folgende Bild will in beispielhafter Form Übersicht über die Unterstützungsarchitektur im Rahmen der agilen Transformation bieten. Im vorliegenden Beispiel gliedert sich diese Architektur in vier Phasen, die in etwa den Jahresquartalen entsprechen. Durch alle Phasen ziehen sich die von der sich agiisierenden Organisation gewünschten sowie die von LOOP empfohlenen Maßnahmen, die natürlich noch genauer definiert und terminisiert werden müssen. Nach den Prinzipien des visuellen Veränderungsmanagements werden diese Maßnahmen in sogenannten Schwimmbahnen erfasst. In unserem Beispiel sehen wir folgende Bahnen:

  • OE/CM Steuer(ung) steht für alle Maßnahmen, die dem laufenden Monitoring, der Reflexion und der Gesamtsteuerung gewidmet sind.
  • OE/CM Mobil(isierung) umfasst alle Maßnahmen, in denen auf einer möglichst breiten Basis für die notwendige Information, für Verständnis und für Feedback gesorgt wird. Die Erfahrung zeigt, dass durch die regelmäßige Mobilisierung des „ganzen Systems“ am ehesten jenes Momentum entstehen kann, das für ein umfassendes Transformationsprojekt unerläßlich ist.
  • Agiles Training präsentiert alle Maßnahmen, in denen es um agiles Fachwissen bzw. das Erlernen agiler Praktiken und Verhaltensweisen geht.
  • Agiles Coaching unterstützt die konsequente Umsetzung des Gelernten im Arbeitsalltag -- sei es nun auf Team-, auf Management- oder auf der Ebene einzelner RollenträgerInnen.
  • Change Kommunikation versammelt alle Kommunikations- und Marketingleistungen, die nach außen, d.h. bewusst über den jeweiligen Veränderungsbereich hinaus gerichtet sind, wie Präsentationsveranstaltungen, Agile Playbook oder Case Study.

Selbstverständlich sehen diese Bahnen und die darin erfassten Maßnahmen für jede agile Organsiation anders aus. Ja, mehr noch: sie verändern sich im Laufe des Transformationsprozesses, da wir gemeinsam schlauer werden und besser erkennen, welche Maßnahmen zu einer messbaren Verbesserung beitragen und welche nicht.